素材的準(zhǔn)備

　　這里的素材主要是每個(gè)職工的照片，并按一定的順序進(jìn)行編號(hào)，照片的編號(hào)順序可以根據(jù)單位的數(shù)據(jù)庫(kù)里的職工姓名、組別順序來(lái)編排。然后可以把照片存放在指定磁盤(pán)的文件夾內(nèi)，比如“E：\職工信息”。

　　建立職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)

　　使用Excel表格建立“職工信息表”，在表中要分別包括職工的姓名、組別、編號(hào)和照片，姓名、組別可以直接從單位數(shù)據(jù)庫(kù)里導(dǎo)入，姓名、編號(hào)的排列順序要和前面照片的編號(hào)順序一致，照片一欄并不需要插入真實(shí)的圖片，而是要輸入此照片的磁盤(pán)地址，比如“E:\\職工信息\\001.jpg”，注意這里是雙反斜杠，制作完成后把該工作簿重命名為“職工信息”，如圖 1所示。

圖1

　　創(chuàng)建工作證模版

　　啟動(dòng)Word 2003，現(xiàn)在先建立一個(gè)主文檔，設(shè)計(jì)排版出如圖2所示的一個(gè)表格來(lái)，這里你可以把邊框設(shè)置為“無(wú)”，這些內(nèi)容也是工作證中不會(huì)變動(dòng)的部分。當(dāng)然，這僅是一個(gè)示例，你完全可以設(shè)計(jì)出更好看的版式來(lái)。

圖2

　　添加域

　　步驟1　選擇“視圖|工具欄|郵件合并工具”菜單項(xiàng)，調(diào)出“郵件合并”工具欄。

　　步驟2　點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕(左邊第二個(gè)圖標(biāo))，彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，選擇剛才建立的“職工信息表”，點(diǎn)擊“打開(kāi)”按鈕，彈出“選擇表格”對(duì)話框，在“選擇表格”對(duì)話框中選擇“職工信息$”，如圖3所示。點(diǎn)擊“確定”按鈕返回主文檔。

圖3

　　步驟3　將光標(biāo)定位到“姓名”后一單元格，點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕(左邊第六個(gè)圖標(biāo))，彈出“插入合并域”對(duì)話框，在該對(duì)話框中的域列表中選擇“姓名”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，將其插入到指定位置，如圖 4所示。點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕返回到主文檔。

圖4

　　步驟4　以相同的方法，將“組別”、“編號(hào)”域分別插入到主文檔中相應(yīng)的位置。

　　步驟5　將光標(biāo)定位于“××中學(xué)工作證”右下邊大的單元格內(nèi)，我們要在此顯示職工的照片。按“Ctrl+F9”來(lái)插入域，此時(shí)單元格內(nèi)會(huì)出現(xiàn)一對(duì)大括號(hào)，在其中輸入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外邊引號(hào))，注意其中的大括號(hào)也是按“Ctrl+F9”來(lái)插入的。

　　步驟6　最后點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕(右邊第4個(gè)圖標(biāo))，將根據(jù)職工信息表中的記錄數(shù)來(lái)批量制作“工作證”，并重新生成Word文檔，至此，“××中學(xué)工作證”制作完畢。然后直接打印就行了。

　　小提示：如若新生成的文檔中沒(méi)有顯示圖片或所有的圖片顯示的是一個(gè)人，沒(méi)關(guān)系，你可以按“Ctrl+A”全選，然后按F9鍵對(duì)文檔進(jìn)行刷新。還不行，你只有把這個(gè)文檔先保存關(guān)閉了，然后再打開(kāi)，全選，按F9鍵對(duì)文檔進(jìn)行刷新。